L’Unione europea punta al mercato unico digitale. Compito della logistica sarà snellire le procedure diffondendo l’uso della firma elettronica e un efficace sistema di archiviazione dei documenti digitali
Per rendere più veloci e sicuri i trasferimenti di merce non basta allargare le strade e potenziare le flotte dei veicoli adibiti ai trasporti. Sì, certo, è necessario ammodernare anche le reti fisiche, ma la questione che va affrontata senza indugi è l’informatizzazione delle procedure che certificano il passaggio dei beni lungo le supply chain. Come? Facendo largo all’adozione della firma digitale come auspicato dall’Unione europea nella realizzazione del mercato unico digitale che mira a moltiplicare l’efficienza del sistema economico.
Digitalizzazione: raggiungere l’obiettivo Ue
Per raggiungere l’obiettivo l’Unione ha approvato il Regolamento eIDAS (electronic Identification Authentication and Signature) n° 910/2014 che introducendo i servizi fiduciari di identità digitale e firma elettronica punta a fornire una base normativa e interoperabile tra gli stati membri.
L’uso del sistema d’identità digitale è un elemento portante per le tematiche di utilizzo delle firma elettroniche, queste ultime ad esempio da tempo utilizzate nelle varie tipologie nei servizi bancari per snellire le procedure online eliminando la documentazione cartacea e che ha accelerato la sua diffusione nella logistica soprattutto durante la pandemia Covid.
“Le firme elettroniche sono un elemento cardine della strategia Ue per il mercato unico digitale. Permettono ad esempio di gestire in digitale una dichiarazione automatica di ricevimento merce intra UE che può estendersi anche al di fuori dell’Unione adottando le dovute cautele”, afferma Andrea Piccoli, Advisory Chief Digital Officer, Professionista della digitalizzazione e privacy che sta seguendo l’evoluzione normativa che punta alla costituzione del mercato unico digitale.
Una normativa in evoluzione
Per lo scambio di documenti in formato digitale ci sono ancora differenze tra i paesi Ue che ostacolano il mercato unico. “La normativa è in evoluzione. Dovranno essere approvati – prosegue Piccoli – servizi qualificati che superino le diversità esistenti.
La fase di adeguamento del contesto normativo dei paesi membri deve puntare a chiarire quali sono i soggetti che partecipano al processo della logistica in ambito intra UE e extra UE in maniera tale da delineare le modalità realizzative del fascicolo digitale della spedizione, che potrebbe essere anche un esempio di digital wallet”.
In sostanza si dovranno indicare i contorni di un’identità digitale riconosciuta a livello europeo per avvantaggiare il riconoscimento delle controparti ed essere quindi sicuri dei soggetti che partecipano al processo.
Cresce l’uso dei certificati elettronici
Le firme elettroniche, nell’uso della formazione di documenti informatici, con il meccanismo di sottoscrizione legato alle impronte rilasciate online durante l’uso dei servizi digitali è crescente: “Ma oggi ciascun sistema prevede un proprio log-in, con una sua password e un meccanismo di Otp diverso. In futuro ci dovrà essere uno standard europeo che renda omogeneo l’accesso, con un mutuo riconoscimento dell’identità digitale, che è alla base della certezza della sottoscrizione digitale fatta online con tale identità. Nell’ambito della logistica comunitaria la sottoscrizione della attestazione di ricevimento della merce è necessaria per chiudere il procedimento fiscale dato che che queste cessioni avvengono in esenzione Iva. Tale attestazione può essere firmata elettronicamente attraverso l’uso di un servizio online rispettando i requisiti del regolamento europeo e quindi rendendola un documento informatico riconosciuto valido da entrambe le parti coinvolte”.
Gestire la documentazione di una spedizione in formato digitale, oltre che per la dichiarazione di ricevimento della merce, anche ad esempio per le DDT di trasporto, previene le problematiche di smarrimento dei documenti originali e della moltiplicazione di copie degli stessi.
Sono tre le tipologie di firme elettroniche previste da eIDAS:
- elettronica semplice;
- elettronica avanzata;
- elettronica qualificata.
La firma elettronica è composta da diverse informazioni digitali e comprende il contenuto documentale identificando in maniera precisa attraverso la sua impronta, identifica in modo univoco il firmatario e la modalità di sottoscrizione, attestando quindi la sua volontà giuridica di approvare il contenuto del documento sottoscritto
Le implicazioni nella logistica
Ma come accennavamo lo scambio di documenti attestanti la spedizione delle merci è un contesto che evolve, con la Comunità europea che sta emanando provvedimenti secondo il regolamento eIDAS.
Per quanto riguarda la logistica, il tema del recepimento automatico della merce prevede che quando essa è pronta venga comunque affidato al trasportatore il DDT avviando al tempo stesso il processo digitale.
Nel giro di qualche giorno al destinatario arriveranno sia la merce sia una e-mail che, dopo il controllo del contenuto della o delle confezioni, lo inviterà ad effettuare attraverso un semplice click su un link la sottoscrizione dell’attestazione della consegna della merce.
Ciò permette a chi ha spedito di conservare la conferma di avvenuta consegna insieme alla fattura affinché in una eventuale e successiva ispezione dell’Agenzia delle Entrate sia possibile collegare la fattura in esenzione IVA all’effettiva avvenuta esportazione dei beni.
I documenti che comprovano la spedizione
L’Agenzia delle entrate ha anche indicato quali sono i documenti digitali comprovanti l’effettivo trasporto o la spedizione di un bene. Essi sono:
- la fattura di vendita emessa nei confronti di un cliente dell’Ue;
- gli elenchi riepilogativi delle cessioni intra-unionali;
- rimessa bancaria dell’acquirente per il pagamento della merce;
- copia del contratto o dell’ordine/conferma di vendita o acquisto relativi agli impegni assunti;
- fattura del vettore incaricato della consegna e documentazione che ne attesta il pagamento;
- Documento di trasporto emesso con indicazione della destinazione dei beni;
- CMR firmato dal trasportatore per presa in carico della merce e dal destinatario per ricevuta.
A livello europeo si punta tuttavia a fare qualcosa di più digitalizzando pure il CMR in modo da facilitare la riconciliazione della merce.
Il CMR, Convenzione internazionale sul trasporto internazionale di merci su strada (acronimo dal francese “Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route”), equivale a una dichiarazione di ricezione della merce e deve riportare l’identificativo del cessionario, importo, numero e data della fattura di vendita, peso del materiale venduto. A seguire la firma elettronica del ricevente finale della merce.
Una delle difficoltà operative maggiori infatti è la riconciliazione della merce che obbliga spesso a controllare manualmente le molte righe della CMR, che se resa in formato digitale interoperabile permette di essere gestita con meccanismi di riconciliazione sia rispetto all’ordinativo informatico sia utilizzando dispositivi ottici di riconoscimento dei codici delle merci.
La conservazione dei documenti
Tutto il fascicolo amministrativo oggetto della cessione dei beni e il trasporto costituisce una aggregazione documentale che con i rispettivi metadati deve essere oggetto di conservazione digitale, come previsto dalle Linee Guida di AgID su formazione e gestione e conservazione dei documenti informatici.
È importante quindi aderire a un servizio di conservazione qualificato che tuteli la conservazione dei documenti e informazioni giuridicamente rilevanti nel tempo.
Vuoi saperne di più?
Chiarire quali elementi normativi e tecnici regolino questo delicato processo e come una soluzione digitalizzata permetta alle aziende di gestirlo al meglio ottimizzando tempi e costi nel rispetto delle normative di conservazione e archiviazione dei documenti è l’obiettivo del nostro Webinar in programma il prossimo 14 maggio, alle ore 15,00.
Durante il webinar, si affronterà:
- La normativa vigente spiegata dall’esperto Andrea Piccoli, Advisory Chief Digital Officer e Rappresentante dei professionisti della digitalizzazione in ANORC Professioni.
- La realtà DDocuments con Fabio Bianchi, Direttore Commerciale DDocuments Gruppo INAZ.
- La soluzione DDocuments: implementazione e benefici, a cura di Federico Bassi, Account Manager DDocuments Gruppo INAZ.
