Un sistema di gestione dei magazzini o Warehouse management system (WMS) può dare prova della sua efficienza ed efficacia solo se messo al centro e al servizio di una strategia di digitalizzazione più articolata e posto in condizione di integrarsi con l’ERP.
Laura Rusconi, project manager ERP della software house comasca Saep Informatica, non ha dubbi. «Alle imprese che negli ambiti dell’automazione e della digitalizzazione sono ancora ai primi passi, o quasi, non crediamo si debbano proporre progetti ingenti e impegnativi che sin da principio richiedano investimenti onerosi.
Riteniamo invece che si debba in primo luogo fare cultura e creare con i clienti un rapporto di fiducia tale da consentire a ognuno di evolvere passo dopo passo in base a esigenze concrete e di innovarsi, sì, ma senza stravolgimenti».
WMS: dalla produzione al magazzino
Il marchio di Saep è presente sui mercati sin dal 1979 ma il primo gestionale nasce nel 1987, quindi in un’epoca precedente il futuro boom dell’informatizzazione delle imprese.
Qui risiede forse uno dei suoi principali punti di forza. Nell’essere cioè «cresciuta con i grandi», secondo la definizione di Rusconi, che ai tempi erano i soli pionieri ad avere intrapreso un percorso di digitalizzazione del lavoro. Si può dire che il WMS – Warehouse management system integrato nel software ERP sia il risultato di questa collaborazione.
«In magazzino», ha proseguito la project manager, «la digitalizzazione permette di avere delle informazioni a sistema disponibili a tutti. Non solo fa sì che si possano più efficacemente posizionare le merci e gli stock ma dà modo di gestire meglio le commesse e facilitare l’inserimento di nuovi addetti e persino il disbrigo delle pratiche fiscali.
Le nostre piattaforme ERP e WMS sono strumenti completi, integrati nativamente e altamente parametrizzabili a seconda delle necessità, anche perché frutto di uno sforzo di co-design al fianco dei clienti. Il gestionale è orizzontale e pertanto in grado di servire il manifatturiero quanto i servizi; la farmaceutica quanto la costruzione di macchine industriali.
È ampiamente adattabile e dal mondo pharma ha ereditato la sensibilità nei riguardi del tracking, con un approccio data-driven che si rivela prezioso nei più diversi settori».
Dalla complessità all’efficienza
La strategia di Saep prevede che dalle logiche complesse e dai flussi ingenti tipici delle attività di magazzino si arrivi a una logistica del tutto coordinata e per questo anche efficiente e puntuale lungo tutte le sue fasi critiche: ricezione, stoccaggio, rifornimento delle linee e spedizione.
In capo a una storia imprenditoriale che dura ormai da oltre 45 anni può presentare a testimonianza della validità delle sue strategie una serie di referenze importanti.
Un caso di successo è quello del produttore di articoli e accessori per la casa e la cucina Tognana. È facile immaginare che dietro a un marchio del made in Italy tanto specializzato e noto vi sia anche un catalogo ricco e completo.
«Conta circa 45 mila codici», ha ricordato Laura Rusconi, «distribuiti su più magazzini interconnessi e vasti al punto da ospitare 80 fra mulettisti e carrellisti con mansioni specifiche.
La metodologia usata è per Unità di carico (Udc) e l’ubicazione delle merci è dettagliata. Un elemento di complessità è che Tognana vende tanto alla grande distribuzione organizzata quanto ai negozi più piccoli e alla clientela privata e i quantitativi variano molto, specie quando il canale utilizzato è l’e-commerce». Si aggiunge a tutto questo la relazione con l’estero con la relativa zavorra data dai regolamenti doganali. Per Saep e per il suo WMS si è trattato perciò di una sfida vinta curando la doppia logistica mediante la diversa preparazione dei colli a seconda delle destinazioni e mappando i dispositivi in dotazione al personale di magazzino.
«Così facendo», ha proseguito la responsabile dei progetti ERP, «a ogni operatore è stata assegnata una missione coerente con le sue competenze. Ad esempio, nel processo di rifornimento del picking — che prevede il prelievo da una cella alta per incrementare lo stock in una posizione bassa — la missione viene assegnata esclusivamente al carrellista abilitato a operare in quota. Questo approccio ha migliorato sia il coordinamento che l’efficienza operativa».
Visibilità totale
Là dove in precedenza il WMS era verticalizzato sulla logistica e l’ERP sull’amministrazione e le attività del commerciale, ora si ha un’unica soluzione grazie alla quale tutti godono di visibilità completa sugli ordini, le date di spedizione e consegna, le disponibilità a magazzino e gli acquisti.
Le operazioni sono state quindi centralizzate e i processi hanno guadagnato in immediatezza e tempestività. Tutte le funzioni ne traggono vantaggio a cominciare dai commerciali, divenuti più indipendenti e autonomi nella ricerca delle informazioni e nella schedulazione delle commesse. Si ha un’idea chiara anche dei resi, fra gli altri, e nel complesso risultano ottimizzati tutti i flussi di approvvigionamento e consegna sul territorio nazionale come in direzione dei mercati esteri. «Questo è ciò che intendiamo parlando di digital transformation efficace.»
Laura Rusconi
Un altro progetto ha riguardato un fornitore di caldaie orientato alla filosofia lean e dagli stock tutto sommato contenuti. Nella fattispecie la software house lombarda ha curato il sincronismo con la parte produttiva per evitare colli di bottiglia e ritardi, mappando le fasi di accettazione, produzione e spedizione a seconda della pianificazione giornaliera o delle strategie a lungo termine.
Le funzioni sono state suddivise tenendo conto anche dei semilavorati e non soltanto del prodotto finito ma l’aspetto più importante dell’operazione è forse un altro.
«È stato in parte necessario cambiare la cultura aziendale introducendo una nuova metodologia di mappatura delle variazioni delle unità di carico e matricole, stato di avanzamento dei lavori e delle spedizioni» dichiara Rusconi. In assenza di tutte queste informazioni e di una loro corretta gestione – il principale difetto del precedente ERP – il pericolo di incorrere in dannose inefficienze è dietro l’angolo.
«La mancanza di un collegamento fra i sistemi IT», è il commento, «fa sì che la complessità si trasformi in complicazione; il dialogo con gli utilizzatori e la loro formazione sono elementi fondamentali per guadagnare in competitività, con il supporto di sviluppatori esperti e procedendo per piccoli passi».
Un sistema integrato
Attualmente in fase di beta-testing presso alcuni clienti Saep è un tool di gestione delle merci verso o da Paesi europei ed extraeuropei basato sull’intelligenza artificiale, perché l’obiettivo dell’azienda è far crescere la tecnologia collaborando, come detto, con gli utilizzatori sul campo e i loro dati.
«Vogliamo fornire un processo abilitante più che una suite di applicazioni, consci del fatto che la transizione verso un nuovo ERP e l’interfacciamento con il Warehouse management system implica una rivoluzione organizzativa che noi affianchiamo».
L’alternativa è sovente rappresentata dal ricorso a un WMS esterno, generalmente fonte di un aggravio di costi e del dubbio che una imperfetta interconnessione con il gestionale ostacoli la visibilità sulle informazioni-chiave e soprattutto sul dettaglio di magazzino.
Senza dimenticare che gli investimenti nell’aggiornamento delle tecnologie potrebbero aumentare significativamente e che, dinanzi alle difficoltà di implementazione, gli scopi stessi della digital transformation verrebbero meno. «La macroanalisi dei flussi», è la conclusione, «e la relazione aperta con i decision-maker sono decisivi, perché ogni ulteriore processo e tutti i passaggi successivi dovranno essere oggetto di un attento studio, se si vuol dare vita a un’innovazione data-driven».
