L’inasprimento della responsabilità solidale della committenza, anche in termini legali, suggerisce di impostare un controllo continuo della compliance di appaltatori e subappaltatori lungo la filiera in ottica preventiva, per ridurre i rischi di coinvolgimento in caso di controlli, contenziosi o incidenti sul lavoro.
Come assicurarsi un monitoraggio continuo e aggiornato sul piano normativo, in un contesto ad alta varietà di CCNL e quadro regolatorio in continua evoluzione? La gestione documentale attraverso un sistema digitale strutturato consente di superare i limiti di una gestione manuale frammentata.
Non si tratta solo di digitalizzare un archivio documentale, ma di introdurre un processo organizzato, coerente con la normativa e sostenibile nel tempo.
Un sistema digitale, che guidi il committente e i fornitori nella raccolta delle informazioni richieste, riduce infatti il rischio di dimenticanze, caricamenti incompleti o utilizzo di documentazione non aggiornata.
I criteri di verifica vengono standardizzati, garantendo uniformità di valutazione, indipendentemente dalla sede operativa o dai referenti coinvolti. L’applicativo Controllo Compliance Fornitori della piattaforma di SD Worx soddisfa queste esigenze, con un servizio integrato tra processi strutturati e disponibilità di tool evoluti; consulenza specialistica e personale sempre aggiornato e competente.
Il sistema, parte della suite MyArea, la stessa con cui in Italia SD Worx gestisce l’amministrazione HR e il payroll, consente di monitorare automaticamente le scadenze, segnalare eventuali non conformità, bloccare accessi o attività in presenza di carenze documentali e mantenere uno storico completo delle verifiche effettuate.
Questa funzione assume un valore decisivo in caso di audit, controlli ispettivi o contenziosi, come un subappalto non tracciato, un fornitore di facchinaggio che salta un versamento contributivo, una cooperativa con documentazione di sicurezza non aggiornata, poiché consente al committente di dimostrare in modo oggettivo la propria diligenza organizzativa.
Il modello di business
Il modello di business prevede che la piattaforma sia gestita da specialisti SD Worx nei diversi ambiti di controllo (giuslavoristico, amministrativo HR, finanziario), ma può evolvere verso modalità di maggiore autonomia del cliente, nel casol’azienda abbia struttura e volumi tali da volerla gestire internamente.
«La nostra è una scelta di modello: il cliente non deve costruire e mantenere internamente una competenza specialistica su una materia tecnica e in continua evoluzione,né presidiare quotidianamente la raccolta e la verifica documentale. Riceve un servizio gestito, con report periodici e un rischio quantificato e può concentrare le proprie risorse sul business», spiega Alessia Rigoni, Managing Directordi SD Worx Italia.
Il Controllo Compliance Fornitori è un servizio sviluppato in Italia, per rispondere a uno specifico quadro normativo fatto di responsabilità solidale, verifiche giuslavoristiche, fiscali e di sicurezza sul lavoro, con adempimenti documentali che non hanno un equivalente diretto negli altri ordinamenti.
La piattaforma SD Worx
La piattaforma è uno sviluppo proprietario di SD Worx, costruito su tecnologie Microsoft.
Questo garantisce pieno controllo sull’evoluzione e sulla sicurezza del dato, aspetto non secondario quando si gestiscono informazioni sensibili sul personale del fornitore. La gestione del dato è coperta da diverse certificazioni, tra cui ISO 27001 e ISAE 3402», precisa Rigoni.
Di fatto, l’azienda può governare in un unico ambiente la gestione del personale, il payroll e il presidio della compliance, sia sul fronte HR sia su quello fiscale, senza integrare strumenti diversi e senza la conseguente frammentazione dei dati. «È la logica dell’ecosistema integrato: meno inefficienze, dati più affidabili e una visione coerente, che il cliente può ampliare nel tempo aggiungendo le funzioni di cui ha bisogno», aggiunge la manager.
È un’unica piattaforma per tutti i clienti, organizzata in moduli che coprono gli ambiti del controllo (giuslavoristico, fiscale e sicurezza), cui si aggiunge il modulo dedicato al controllo IVA sul versante Finance.
«Questo è il punto distintivo: il cliente non acquista un applicativo isolato, ma estende su un terreno nuovo, la compliance dei fornitori, un ecosistema che già conosce e che può ampliare nel tempo sulle diverse funzioni aziendali», sottolinea Rigoni.
La Piattaforma è in grado di fornire al cliente il suo profilo di rischio con regolarità mensile o trimestrale, in base alle criticità che emergono con ciascun fornitore rispetto alla documentazione richiesta e ricevuta.
Il sistema misura e restituisce, con visualizzazioni chiare e intuitive, il rischio cui è esposto il cliente dal punto di vista retributivo, contributivo e assicurativo con un monitoraggio costante.
I team di specialisti di SD Worx forniscono anche consulenza specializzata per individuare le azioni necessarie per ridurre il rischio.
