Per le grandi organizzazioni, la verifica di nuovi fornitori ed il consolidamento dei rapporti potrebbe rivelarsi più complesso del previsto.
La tentazione potrebbe essere quella di saltare o abbreviare questo processo, ma rinunciare a questo passaggio espone le organizzazioni a rischi non necessari e, con un po’ di impegno, evitabili.
Molte organizzazioni affrontano il problema di un eccessivo numero di fornitori, non è insolito trovare grandi compagnie con più di 100 mila fornitori che, a causa delle scarse risorse e dell’alto impegno dei buyer, ricevono singolarmente poca attenzione.
Nonostante queste difficoltà, le compagnie dovrebbero sviluppare una più profonda conoscenza delle attività e dei profili dei diversi fornitori.
Una soluzione a queste difficoltà è quella di far salire a bordo solo i giusti fornitori e di consolidare i legami solo con quei supplier che rispondono perfettamente alle necessità dell’organizzazione.
Come fare? Con l’onboarding process:
Step 1: sviluppare un processo di approvazione
Il primo passaggio è quello di sviluppare policies, linee guida da seguire. I buyer sono spesso sotto pressione e costretti a creare velocemente rapporti con nuovi fornitori. La creazione di linee guida da seguire, con passaggi definiti ed inevitabili renderebbe il processo di approvazione del nuovo supplier più strutturato e definito.
Step 2: Costruire una supplier checklist
I buyer devono assicurarsi un dettagliato controllo dei potenziali nuovi fornitori con una verifica che dovrebbe riguardare più ambiti. Una checklist, quanto più semplice e schematica possibile, potrebbe aiutare il buyer a razionalizzare il processo di verifica riducendo così l’esposizione al rischio dell’azienda.
Ecco alcune voci che dovrebbero sempre rientrare nella checklist:
– il nuovo supplier duplica il lavoro già svolto da un altro fornitore?
– il nuovo supplier è in grado di rispettare le promesse fatte?
– il nuovo supplier è controllato o amministrato da persone politicamente esposte?
– il nuovo supplier è presente in qualche elenco sanzionatorio internazionale?
– il nuovo supplier è orientato alla sostenibilità?
– il nuovo supplier è caratterizzato da un codice etico appropriato?
…
Step 3: Sviluppare governance addizionali per i fornitori strategici
Una semplice checklist non è sufficiente per i partner strategici, poiché da soli i fornitori più importanti determinano gran parte della spesa totale dell’azienda. La verifica di questi fornitori è più critica e determinante, il consolidamento del rapporto sarà più lento e portato avanti con molta prudenza poiché l’impatto sul business di questi fornitori è tutt’altro che trascurabile. La fase di controllo dei fornitori strategici dovrebbe essere affidata ad un apposito comitato o più in generale gestita con un meccanismo più formale e attento. Il comitato dovrebbe avere conoscenza trasversali, includendo personale dal procument, dalle operations, dall’amministrazione e talvolta lo stesso CEO.
Step 4: Aggiungere il supplier alla lista fornitori
Un ultimo semplice passaggio consiste nell’aggiungere il supplier alla lista dei fornitori. In questo modo i buyer sapranno che tutti quei fornitori presenti nella lista hanno superato una fase di verifica e approvazione. Il buyer potrà lavorare più serenamente con la consapevolezza che che considerando, per futuri approvvigionamenti, i supplier presenti nella lista fornitori il rischio per l’azienda sarebbe ridotto.
