Come sostituire un WMS arrivato a fine vita senza disperdere il patrimonio di conoscenze costruito negli anni: il caso Gedy SpA.
Una parte significativa del parco WMS installato in Italia è arrivata, semplicemente, a fine vita. Sistemi sviluppati dieci o quindici anni fa, stratificati da personalizzazioni successive, non sono più aggiornabili e generano costi di manutenzione crescenti.
Secondo l’Osservatorio Contract Logistics “Gino Marchet” del Politecnico di Milano, il 30% delle aziende italiane ha già attivato progetti di intelligenza artificiale nella logistica, percentuale che salirà al 44% nei prossimi tre anni, ma l’innovazione si scontra spesso con un’infrastruttura ancora frammentata: l’Osservatorio Supply Chain Planning segnala che solo un terzo delle grandi imprese e appena una PMI su cinque ha raggiunto un’integrazione end-to-end tra ERP, WMS e TMS.
Il caso Gedy SpA
È il problema che si è trovata ad affrontare Gedy SpA, distributore di accessori per l’arredo bagno nel Nord-Ovest italiano: un magazzino con 12.000 referenze e 32 operatori, gestito da anni da un WMS (MAC di Define Srl) arrivato al capolinea, con l’azienda fornitrice del software in chiusura di attività. Una situazione di urgenza non rara nel mercato italiano.
L’approccio tradizionale alla sostituzione di un WMS prevede una riscrittura da zero: selezione di un nuovo fornitore, nuovo software, nuove integrazioni, rietichettatura del magazzino, inventario straordinario, formazione completa degli operatori.
Un percorso lungo e ad alto rischio, in cui le voci più sottovalutate – migrazione dei dati storici, pulizia delle anagrafiche, ricostruzione delle integrazioni – sono spesso quelle che fanno deragliare i preventivi.
Ma il costo più alto non è economico: è cognitivo.
Un WMS in produzione da anni non è solo un programma, è un deposito di saperi operativi, logiche di prelievo affinate sul campo, mappature delle ubicazioni, regole costruite nel tempo.
Sostituirlo con un approccio standard significa, di norma, perdere tutto questo patrimonio.
Il metodo W.A.R.P™4.0- Warehouse Advanced Replacement Program di MadLab
MadLab ha affrontato il progetto Gedy applicando per la prima volta il proprio metodo W.A.R.P™4.0- Warehouse Advanced Replacement Program – chiudendo l’intervento in sole 735 ore/uomo complessive.
La metafora che lo descrive è quella della permuta dell’auto: il vecchio veicolo ha ancora valore residuo, che si trasferisce sul nuovo. Lo stesso vale per un WMS obsoleto: dati, logiche, mappature e integrazioni collaudate non si buttano, diventano l’acconto sul nuovo sistema.
Il metodo si articola in tre fasi.
In analisi e diagnosi, le personalizzazioni esistenti vengono classificate secondo quattro criteri:
- utilizzo reale
- copertura standard
- complessità tecnica
- valore business.
Nella fase di recupero, il patrimonio informativo dell’azienda viene selezionato e migrato sulla nuova piattaforma, EasyStock™.
La terza fase traduce il valore recuperato in vantaggio concreto sul progetto.
I numeri dell’efficienza
La mappatura del magazzino, attività che in un progetto tradizionale richiede in media tre giornate, è stata azzerata: ereditata integralmente dal vecchio sistema.
L’addestramento degli utenti chiave è stato ridotto dell’80%, quello degli operatori del 70%, perché le logiche operative non sono state riscritte ma trasferite; gli operatori hanno continuato a lavorare con gesti familiari, senza il disorientamento tipico di un cambio sistema.
L’inventario straordinario al go-live è stato evitato al 100% grazie all’importazione diretta dei saldi dal vecchio WMS. Le attività di analisi dei flussi e stesura del capitolato (tipicamente le fasi che fanno slittare i progetti) hanno registrato una riduzione tra il 40 e il 70%.
A rafforzare la convenienza di un progetto come questo interviene oggi il contesto normativo.
La Legge di Bilancio 2026 ha reintrodotto l’Iperammortamento per i beni strumentali 4.0, includendo software, piattaforme e applicazioni digitali: i sistemi WMS e MES rientrano tra i beni immateriali agevolabili, con una maggiorazione che, per gli investimenti fino a 2,5 milioni di euro, arriva fino al 180%.
In termini concreti: un investimento di 150.000 € in un progetto come EasyStock™ genera un valore fiscalmente deducibile di 270.000 €, per un risparmio fiscale stimato di circa 64.800 € (aliquota IRES 24%). La misura è pienamente operativa, con la finestra aperta fino al 30 settembre 2028.
“Quando un’azienda cambia il proprio WMS, di solito si concentra sul software che sta acquistando. Noi abbiamo imparato a guardare ciò che rischia di perdere: i saperi operativi sedimentati negli anni. È lì che si gioca il vero valore di un progetto come questo.” – Andrea Petoletti, CEO di MadLab.
MadLab dal 2007 progetta e sviluppa soluzioni software per la logistica (WMS e WCS) e la produzione (MES), costruite su misura sui processi operativi dei clienti. Non soluzioni standard da adattare, ma una vera “cassetta degli attrezzi” tecnologica che consente di modellare il software sul contesto reale, e non il contrario.
