Verso una logistica ospedaliera centralizzata

Panoramica interna del magazzino
Panoramica interna del magazzino

L’Area Vasta Emilia Nord (AVEN) nasce nel 2004 come associazione volontaria tra le sette aziende sanitarie presenti sul territorio delle province di Modena, Parma, Piacenza e Reggio Emilia: Azienda Unità Sanitaria Locale (USL) di Piacenza, Azienda USL di Parma, Azienda Ospedaliero-Universitaria di Parma, Azienda USL di Reggio Emilia, Azienda Ospedaliera di Reggio Emilia, Azienda USL di Modena, Azienda Ospedaliero-Universitaria di Modena. Con lo scopo di ricercare sinergie e uniformare l’offerta assistenziale, AVEN ha deciso di gestire in modo centralizzato la logistica ospedaliera attraverso la realizzazione di un unico centro distributivo che impiega al suo interno sistemi di movimentazione automatizzati. Tale esperienza rappresenta una scelta innovativa e significativa nel panorama della sanità pubblica in Italia.Situato a Reggio Emilia, il nuovo centro distributivo è operativo a partire da luglio 2013. La sua realizzazione ha comportato un investimento, condiviso tra le sette aziende ospedaliere in base ai relativi volumi di competenza, di 14 milioni di euro. Per la gestione della movimentazione interna e dei trasporti, Coopservice si è aggiudicata la gara di gestione e l’allestimento dell’automazione interna al magazzino. A sua volta, Coopservice ha scelto di appoggiarsi al fornitore italiano di soluzioni integrate per la supply chain, Incas S.p.A., per la progettazione dei sistemi di movimentazione delle merci all’interno del centro distributivo. Attualmente, non tutte le aziende ospedaliere associate sono servite dal nuovo centro distributivo. E’ stato, infatti, previsto un graduale ingresso secondo un calendario definito, che prevede l’entrata a regime del magazzino con la gestione di tutte le sette aziende per la seconda metà del 2014. Per ogni Azienda Sanitaria il 100% del flusso dei beni oggetto di centralizzazione transiterà dal centro distributivo, annullando completamente i flussi di consegna sull’ospedale da parte dei produttori. Rimarranno attive in ogni Azienda Sanitaria le farmacie ospedaliere per la gestione delle emergenze e per la distribuzione diretta. I punti di consegna sono rappresentati dai singoli reparti e dalla farmacia di ciascuna struttura sanitaria.Per quanto riguarda la creazione degli ordini, ogni Azienda Sanitaria ha mantenuto attivo il proprio applicativo locale; a supporto dei processi di validazione le farmacie hanno a disposizione sul portale AVEN informazioni come la disponibilità in magazzino, gli ordini già emessi, i costi e le schede tecniche dei prodotti in tempo reale. Gli ordini validati dalle farmacie vengono poi trasmessi al magazzino per via informatica.

Il centro distributivo

Esteso su una superficie complessiva di 5.000 m2 , il nuovo centro distributivo è operativo 14 ore al giorno su 2 turni, 6 giorni alla settimana, e gestirà a regime circa 6.400 referenze, suddivise tra dispositivi medicali, farmaci, presidi e prodotti con specifiche esigenze di stoccaggio e trasporto (infiammabili, prodotti a temperatura controllata e stupefacenti). Proprio la necessità, tipica nel mondo sanitario, di gestire referenze molto differenti tra loro in termini di caratteristiche pondo-volumetriche, esigenze di stoccaggio e trasporto, e indice di rotazione, ha richiesto la progettazione di diverse aree di stoccaggio e di prelievo ad hoc per ciascuna tipologia di prodotto. Il magazzino riceve in ingresso i prodotti provenienti da circa 300 fornitori. Le baie dedicate per il flusso in ingresso sono 5. Nell’area di ricevimento vengono svolte le attività di accettazione (principalmente registrazione della bolla di entrata nel sistema gestionale e confronto con i dati riportati sugli ordini e sui documenti di trasporto), l’etichettatura dei prodotti, che può essere per Unità di Carico (UdC) o per singolo collo, e la predisposizione delle UdC in funzione dell’area di magazzino a cui sono destinati. In base alla loro tipologia, infatti, i prodotti in ingresso possono essere messi a stock in una delle aree previste, alimentare direttamente una delle aree dedicate al prelievo oppure essere merce in transito e andare direttamente nell’area di consolidamento. Un prodotto da stoccare può essere portato in un apposito “bunker” se infiammabile, nella cella frigorifera  se a temperatura controllata (4-8 °C e -21°C), in un’area dedicata con accesso autorizzato se stupefacente, oppure nella zona di stoccaggio con scaffalature tradizionali porta pallet negli altri casi. 

 

Particolare della cella frigorifera
Particolare della cella frigorifera

Il magazzino di stoccaggio pallet occupa un’area di circa 2.000 m2 ed è composto da 8 coppie di scaffalature a semplice profondità lunghe circa 60 m . Con livelli di stoccaggio che presentano altezze comprese tra 1,4 m e 2,25 m, la capacità di stoccaggio complessiva è pari a circa 6.000 posti pallet. In testata, scaffalature cantilever ospitano le UdC prelevate o in attesa di essere stoccate. Per la movimentazione sono impiegati carrelli bilaterali filoguidati con uomo a bordo e posizionamento automatico.

Area di stoccaggio su pallets
Area di stoccaggio su pallets

Le attività di prelievo e di allestimento ordini sono gestite in aree diverse e secondo modalità diverse in funzione della tipologia di referenza:

il picking dei codici infiammabili è effettuato da personale dedicato e separato dal resto dei prelievi, anche per quanto riguarda l’attività di trasporto;

il picking dei codici a temperatura controllata viene svolto da personale dedicato; la merce prelevata viene sistemata in contenitori isotermici, pronti per la spedizione;

il picking dei codici pesanti e/o voluminosi sono gestiti sul livello più basso delle scaffalature porta pallet nell’area di stoccaggio tradizionale;

il picking dei restanti codici possono essere gestiti con modalità “materiali verso operatore” o su scaffali a gravità e scaffali a pianetti.

I contenitori con i prodotti a temperatura controllata vengono portati nell’area di spedizione solo all’arrivo del mezzo per ragioni di mantenimento della temperatura. I contenitori di questo tipo, insieme ai colli in transito, si riuniscono con la merce destinata allo stesso viaggio direttamente nell’area di spedizione.

Gli articoli prelevati nelle altre aree di prelievo confluiscono, invece, nell’area di consolidamento prima di essere portati nell’area di spedizione. La merce prelevata dalle scaffalature tradizionali viene posizionata direttamente sulle unità di spedizione (roll container), mentre quella proveniente dalle aree per i codici non voluminosi, a bassa e ad alta rotazione, sono disposti in contenitori di plastica di dimensioni 400×600 mm e trasferite su una linea automatica di etichettatura e smistamento dei colli di spedizione. I contenitori confluiti sulla linea vengono poi identificati da uno scanner laser tramite la lettura del barcode, pesati ed etichettati in modo automatico, e smistati per viaggio o per punto di consegna. In presenza di qualche anomalia come, ad esempio, peso non conforme con le tolleranze previste o mancata lettura del barcode, è prevista l’uscita del collo dalla linea su una rulliera in folle dove verrà gestito manualmente. Il numero degli scivoli è 10 e ciascuno scivolo è tipicamente associato a 2 reparti (punti di consegna). Gli operatori, supportati anche da un display posto in corrispondenza di ciascuno scivolo, prelevano dalla rulliera i contenitori e li dispongono sui roll container già parzialmente pieni. Quest’area permette anche di portare un esempio interessante di applicazione dei concetti di lean warehousing, ovvero dei principi lean applicati all’interno del magazzino. In particolare, per perseguire il miglioramento della visibilità sullo svolgimento delle attività è stato installato, in corrispondenza della linea di smistamento, un monitor che permette di avere costantemente informazioni riguardo lo stato di avanzamento del processo di preparazione dei carichi in spedizione.

Particolare dell'area di consolidamento
Particolare dell’area di consolidamento

Infine, i roll container vengono trasferiti nell’area di spedizione che dispone di 6 baie. Le unità di trasporto, ovvero i roll container, facilitano il carico della merce sui mezzi essendo dotati di ruote, e consentono di proteggerne il contenuto potendo essere chiusi.

L’attività di allestimento ordini

Attualmente, sono circa 7.500 le righe che mediamente devono essere allestite ogni giorno, 11.000 in una giornata di picco. Mediamente, sono 35-40 le persone impiegate su due turni.

Per i codici non a temperatura controllata e non gestiti sul livello più basso delle scaffalature porta pallet nell’area di stoccaggio tradizionale, l’attività di allestimento ordini può essere realizzata con logica “materiali verso operatore” oppure su scaffali a gravità e scaffali a pianetti. Nel primo caso, un magazzino automatico composto da 2 coppie di scaffalature a doppia profondità, servite ognuna da un trasloelevatore miniload, trasferisce i contenitori con le referenze richieste alle stazioni di picking. La capacità di stoccaggio complessiva è pari a circa 10.100 cassette.

 

Trasloelevatore miniload
Trasloelevatore miniload

Le 2 baie di picking presenti sono attrezzate con un personal computer dotato di video touch screen e un lettore di codici a barre wireless. In ogni postazione, il prelievo è guidato da indicatori luminosi (sistema pick-to-light) e sono 12 i contenitori che possono essere allestiti contemporaneamente. Nel caso in cui il contenuto assegnato ad un contenitore sia composto anche da codici collocati nell’area di picking con scaffali a gravità e scaffali a pianetti, questo viene prelevato da un operatore e completato. Viceversa, se già completo, viene trasferito alla linea di etichettatura e smistamento.

Particolare dell'area di picking con scaffali a gravità
Particolare dell’area di picking con scaffali a gravità

L’area con scaffali a gravità e a pianetti si compone di un solo corridoio, lungo circa 60 m, su cui si affacciano da un lato le scaffalature con canali a gravità e dall’altro gli scaffali a pianetti. Nel caso l’attività di prelievo preveda il riempimento di contenitori vuoti non provenienti dalle stazioni di picking, il prelievo in quest’area avviene utilizzando un carrello che consente l’allestimento degli ordini con logica “batch picking”. Il carrello, infatti, è suddiviso in scomparti differenti ciascuno dei quali è attrezzato con un display che indica all’operatore il collo in cui inserire, e in quale quantità, i pezzi prelevati.

Sistemi informativi

Il progetto ha previsto anche l’installazione di diversi moduli software che consentono, ad esempio, la gestione operativa per la preparazione e l’organizzazione delle spedizioni (modulo GDO del fornitore Incas). Tali moduli sono ovviamente interfacciati con Easystor, il Warehouse Management System (WMS) per permettere la gestione, il coordinamento e il controllo di tutti i flussi operativi e dei dati riguardanti la logistica di magazzino. Per la preparazione e l’organizzazione delle spedizioni, il WMS trasferisce la lista degli ordini di prelievo al modulo software specifico (GDO) che definisce la formazione dei viaggi, ovvero del carico per ciascun mezzo di trasporto, e la trasferisce al WMS. Tutta la comunicazione tra il magazzino e le aziende sanitarie è gestita dal sistema gestionale che si avvale di specifici web service di comunicazione per la ricezione delle richieste e la trasmissione dei movimenti in formato elettronico (bolla). Lo stesso sistema è utilizzato anche per l’emissione e la trasmissione ordini ai fornitori. Inoltre, una specifica funzionalità per l’emissione di fatture in formato elettronico è stata implementata come da richiesta della regione Emilia Romagna che ha individuato in AVEN l’organizzazione sperimentatrice nell’ambito di un progetto a valenza europea.

Conclusioni

Il caso proposto descrive il nuovo centro distributivo, inaugurato a luglio 2013, al fine di perseguire l’ambizioso obiettivo di AVEN di gestire in modo centralizzato la logistica ospedaliera delle sette Aziende Sanitarie associate. Con l’entrata a regime del magazzino, prevista per la seconda metà del 2014, la totalità dei flussi di consegna sugli ospedali transiterà dal nuovo centro distributivo con evidenti benefici per la filiera. L’eterogeneità dei prodotti da gestire ha portato alla realizzazione di un magazzino con diverse aree di prelievo e di stoccaggio ad hoc per ciascuna tipologia di prodotto che adotta anche soluzioni automatizzate. Nella realizzazione del progetto anche gli aspetti relativi alla sicurezza e alla sostenibilità sono stati tenuti in stretta considerazione. In primo luogo, l’edificio è stato progettato secondo i criteri antisismici previsti dall’attuale normativa ed è dotato di sistemi di compartimentazione automatica interna in caso di incendio, oltre che impianti di spegnimento a sprinkler, a lancia, a schiuma e a gas. Per quanto riguarda l’aspetto ambientale, il magazzino è dotato di pareti “ventilate” che consentono un risparmio energetico legato all’eliminazione della condensa superficiale e dei ponti termici. Inoltre, sono stati installati pannelli fotovoltaici e pannelli solari per la produzione di energia elettrica e acqua calda, rispettivamente. Infine, il riscaldamento avviene tramite caldaie a condensazione con recupero dell’energia termica dei fumi di combustione ed è stata realizzata un’isola ecologica per la raccolta differenziata.

SCHEDA TECNICA

MAGAZZINO AVEN di Reggio Emilia

Società committenti:   AVEN e Coopservice

Anno di entrata in esercizio:2013

Struttura civile: nuova costruzione

Funzione del magazzino:distribuzione di prodotti finiti

Tipologia clienti:reparti delle aziende ospedaliere

Superficie complessiva: 5.000 m2

Tipo di UdC immagazzinate:

–   Pallet (800×1.200 mm, hmax=1.700 mm; peso max 800 kg)

–   Contenitori (400×600 mm, hmax=285 mm; peso max 20 kg)

Tipo di unità di spedizione: Roll container

Movimentazioni medie giornaliere (flusso in ingresso): 85 pallet/giorno

Numero medio di righe di prelievo/giorno (flusso in uscita): 7.500 righe/giorno

Altezza sotto filo catena: 10 m

Sistemi di identificazione dei materiali: barcode; RFId

Sistemi di trasmissione dati agli operatori: terminali portatili

Mezzi di movimentazione:  transpallet, carrelli commissionatori, carrelli bilaterali

 

 

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