Nel caso della logistica a servizio dei Giochi Olimpici non è vero che l’importante è partecipare. È necessario vincere la sfida organizzativa grazie a processi, tecnologie, competenze e a una pianificazione rigorosa. Ne abbiamo parlato con Stefania Grassi di Poste Logistics, project leader di Milano Cortina 2026.
Poste Italiane, la più grande realtà del comparto logistico italiano con 5 maxi hub sparsi in tutta Italia, una rete di 30.000 portalettere e 8.000 corrieri, 30.000 punti di prossimità tra uffici postali, negozi e locker, in qualità di premium logistics partner di Milano Cortina 2026, ha progettato l’intera rete logistica a supporto dei Giochi Olimpici Invernali. L’azienda ha gestito i magazzini centrali per lo stoccaggio, lo smistamento e il controllo dei materiali, coordinando i flussi in entrata e in uscita, dai punti di ingresso fino ai siti di gara. Inoltre, Poste Italiane ha garantito il presidio logistico delle sedi, con un supporto operativo continuo alle attività sportive e organizzative. Ma è solo parte del lavoro svolto durante le Olimpiadi. Ne abbiamo parlato con Stefania Grassi, head of logistics solutions di Poste Italiane.
Quali responsabilità vi siete assunti rispetto al Comitato Organizzatore?
“Poste Italiane si è occupata delle attività di smistamento dei materiali in arrivo e in partenza, inclusi montaggi, smontaggi e movimentazioni interne, e fornito servizi logistici speciali come la gestione dei materiali per l’antidoping, il supporto alle delegazioni e la movimentazione di beni ad alto valore o particolarmente critici. Oltre alla gestione operativa, Poste Italiane ha assicurato che tutti i beni necessari allo svolgimento delle competizioni, dalle attrezzature sportive agli allestimenti, fino ai materiali tecnologici e media, siano stati disponibili nel luogo giusto, al momento giusto e in totale sicurezza, garantendo continuità, affidabilità e pieno allineamento con le esigenze del Comitato Organizzatore“.
Come avete organizzato internamente il progetto?
“Al centro del modello è stata istituita una task force Milano Cortina 2026, con piena responsabilità di indirizzo, coordinamento e controllo dell’intero perimetro logistico. La struttura integra competenze multidisciplinari e opera secondo una chiara catena di governo del progetto che comprende personale specializzato e con competenze diverse come project manager, specialisti di trasporto e pianificazione, referenti IT e responsabili di magazzino, oltre a un ufficio di controllo operativo che misura le performance. Questo presidio centrale è stato in costante coordinamento con il Comitato Organizzatore, assicurando allineamento strategico, condivisione delle priorità e gestione strutturata delle decisioni. Parallelamente, il modello ha previsto un presidio operativo territoriale diffuso, con referenti dedicati per ciascun sito, responsabili dell’esecuzione locale delle attività e del feedback operativo in tempo reale. Il dialogo tra centro e territorio è stato garantito da flussi informativi strutturati e momenti di coordinamento quotidiani. Questo assetto di governance ha permesso di coniugare centralizzazione delle decisioni strategiche e autonomia operativa locale, assicurando coerenza, affidabilità e resilienza lungo tutte le fasi dei Giochi“.
La gestione del rischio
Un evento diffuso e ad alta complessità come Milano Cortina 2026 presenta una serie di rischi logistici specifici, legati sia alle caratteristiche geografiche del territorio sia all’elevatissima intensità operativa richiesta durante le diverse fasi dell’evento. L’anticipazione e la gestione strutturata di tali rischi rappresentano un elemento centrale del modello logistico adottato.
Tra i principali rischi identificati rientrano innanzitutto le condizioni meteorologiche estreme nelle aree montane e la congestione degli accessi alle sedi. Ulteriori elementi di rischio sono rappresentati dalle variazioni operative last minute. Per mitigare efficacemente questi rischi, è stato definito e implementato un set articolato di contromisure strutturate. La pianificazione dei flussi è costantemente aggiornata sulla base dei dati operativi e delle condizioni meteo, con presidi 24 ore su 24 supportati da sistemi avanzati di tracciabilità e monitoraggio.
Gli hub logistici sono progettati per assorbire variazioni di flusso e consentire una gestione flessibile dei volumi. La flotta è diversificata e modulare, e ogni sede territoriale dispone di soluzioni logistiche su misura. Questo approccio integrato alla gestione del rischio consente di mantenere la continuità operativa anche in condizioni complesse e variabili, garantendo elevati standard di affidabilità, sicurezza e puntualità.
Quali competenze nuove avete dovuto sviluppare rispetto alla logistica tradizionale di Poste?
“Poste Italiane dispone di una rete logistica capillare, affidabile e consolidata, capace di coprire l’intero territorio nazionale con alti standard di servizio gestendo ogni giorno grandi volumi e processi complessi, con soluzioni sempre più tecnologiche e innovative. Il progetto ha richiesto lo sviluppo di competenze specifiche per la gestione di eventi complessi caratterizzati da alta intensità operativa, forte variabilità e vincoli temporali stringenti e una distribuzione geografica frammentata con un coordinamento in tempo reale con diversi stakeholder, garantendo allineamento e rapidità decisionale. La combinazione tra l’esperienza storica di Poste Italiane e le nuove competenze sviluppate nella gestione di eventi ha reso possibile una partnership strategica solida e di alto valore“.
Quali sono gli elementi chiave della “mega macchina logistica” dei Giochi Olimpici?
“La logistica dei Giochi è un sistema integrato progettato per garantire continuità, affidabilità e reattività in un contesto complesso, con alti volumi, tempistiche strette e una distribuzione geografica articolata. Il cuore del sistema è costituito da due hub logistici centrali: un Main Distribution Center di circa 25.000 mq per stoccaggio, consolidamento e distribuzione dei flussi principali, e un magazzino di 8.000 mq dedicato al broadcasting, che gestisce le forniture e le esigenze operative del broadcaster con tempistiche specifiche. Ogni sede ha un punto logistico per lo smistamento e il presidio operativo locale, mentre la flotta dedicata comprende golf cart, utilizzati all’interno delle sedi per la movimentazione interna, van L1H1 per consegne leggere e interventi rapidi in ambito urbano e periurbano, van L2H2, destinati a volumi maggiori e a tratte di distribuzione secondaria, pick-up per attività operative e trasporti su terreni o contesti più complessi, light truck 20m3 per la distribuzione di materiali di medio volume, medium truck dedicati ai flussi principali tra hub e siti e heavy truck utilizzati per i carichi più voluminosi e per le tratte di lunga percorrenza“.
E dal punto di vista del controllo di processo?
“L’infrastruttura digitale integra piattaforme come il WMS, Warehouse Management System, per la gestione dei magazzini, il TMS, Transport Management System, per il controllo dei trasporti, e il MDS, Material Delivery System, che consente la gestione centralizzata degli accessi alle sedi e il monitoraggio dei flussi in tempo reale. Quest’ultimo è stato sviluppato da Poste Italiane e messo a disposizione della Fondazione Milano Cortina 2026. Un presidio operativo continuo garantisce il monitoraggio costante della logistica, con capacità di intervento immediato in caso di necessità. La pianificazione dei flussi è dinamica, adattandosi a picchi di domanda e cambiamenti, grazie all’analisi dei dati in tempo reale e al ribilanciamento delle risorse“.
Quali sono le principali difficoltà logistiche nei diversi luoghi?
“Gli ostacoli derivano dalla eterogeneità dei contesti territoriali e operativi, in particolare nelle sedi montane che spesso presentano infrastrutture limitate come strade strette e tortuose e capacità di transito ridotta, e condizioni meteorologiche avverse. Il quadro complessivo richiede quindi la capacità di operare in contesti estremi, assicurando al contempo standard elevatissimi di affidabilità, sicurezza e puntualità, elementi imprescindibili per il corretto svolgimento dei Giochi. Per rispondere a tali sfide, ogni area territoriale è stata supportata da soluzioni dedicate, progettate su misura in base alle specificità infrastrutturali, ambientali e operative del contesto di riferimento. Questo approccio consente di combinare governo centrale e flessibilità locale e di gestire l’intero sistema logistico in maniera coerente“.
Qual è il volume complessivo di beni, attrezzature e materiali da gestire tra sedi olimpiche e paralimpiche?
“Si tratta di un volume estremamente rilevante e rappresenta una delle principali dimensioni di complessità dell’intero progetto logistico. Stiamo parlando di decine di migliaia di colli, articolati in centinaia di spedizioni, movimentati lungo l’intero arco temporale dell’evento e distribuiti su un numero elevato di sedi operative. I flussi logistici riguardano un’ampia gamma di materiali, tra cui materiali per i villaggi olimpici e paralimpici, per le varie sedi, le attrezzature sportive e il materiale per il broadcasting. La distribuzione dei volumi ha interessato sia le sedi olimpiche sia quelle paralimpiche, secondo una pianificazione integrata. Un ulteriore momento di massima intensità operativa è il periodo di transizione tra i Giochi Olimpici e i Giochi Paralimpici, che richiede una rapida riconfigurazione dei materiali, il riposizionamento delle attrezzature e una gestione estremamente accurata delle tempistiche“.
Dal magazzino centrale a una pista di gara in montagna, passo per passo
Il flusso ha inizio con la ricezione dell’attrezzatura presso l’hub logistico centrale. In questa fase, la merce viene sottoposta a controllo documentale e fisico, quindi registrata nel Warehouse Management System (WMS), che ne consente l’identificazione univoca, la tracciabilità e l’associazione alla specifica sede.
Successivamente, il materiale viene stoccato a magazzino secondo logiche di priorità prestabilite.
In seguito, l’ordine viene caricato nel WMS, che governa le attività di picking, consolidamento e
preparazione della merce in funzione delle caratteristiche dell’attrezzatura e delle esigenze di consegna.
In parallelo, la spedizione viene pianificata all’interno del Transport Management System (TMS), che definisce il mezzo più idoneo, la tratta, le tempistiche e le condizioni operative. Contestualmente, tramite il Material Delivery System (MDS), viene effettuata la prenotazione dello slot di accesso alla sede, indispensabile per autorizzare l’ingresso del mezzo e le operazioni di scarico.
Una volta completate le attività di preparazione, la merce viene caricata sul mezzo di trasporto dedicato, che parte dall’hub centrale e raggiunge il cluster montano di destinazione seguendo un percorso e una tempistica rigorosamente pianificati, nel pieno rispetto della finestra oraria autorizzata e delle condizioni ambientali.
All’arrivo in sede, il team locale prende in carico il materiale, procedendo alle attività di scarico, verifica e controllo di conformità. L’attrezzatura viene quindi posizionata all’interno del punto dedicato, dove rimane stoccata in sicurezza in attesa della successiva richiesta di movimentazione verso l’area operativa o direttamente sulla pista di gara.
Come è disegnata la rete logistica al servizio dei Giochi?
“Secondo un modello multilivello e gerarchico, studiato per garantire efficienza operativa, controllo dei flussi e massima affidabilità lungo l’intera catena di distribuzione. Il modello si articola in tre livelli principali. I materiali, che provengono da fornitori nazionali e internazionali, vengono ricevuti, controllati, stoccati e organizzati all’interno degli hub logistici centrali. Successivamente vengono smistati per cluster territoriali, un livello intermedio che consente di ottimizzare i carichi e adattare le soluzioni logistiche alle esigenze dell’ultimo miglio. Infine, i materiali vengono distribuiti verso le varie sedi olimpiche e paralimpiche garantendo puntualità, precisione e continuità del servizio direttamente sul campo. L’intero modello è supportato da processi di pianificazione dinamica e da piattaforme digitali integrate, che assicurano tracciabilità, monitoraggio in tempo reale e capacità di intervento immediato in caso di variazioni operative, operando come un sistema unico e coerente, capace di coniugare governo centrale e flessibilità locale“.
In che modo integrate la vostra infrastruttura esistente con le esigenze straordinarie dell’evento?
“È stata concepita secondo un approccio scalabile, modulare e pienamente integrato, che consente di valorizzare il patrimonio logistico e tecnologico già disponibile adattandolo a un contesto operativo eccezionale. Poste Italiane utilizza la propria rete nazionale di trasporto e logistica come base operativa primaria, mettendo a disposizione dei Giochi una piattaforma collaudata, capillare e altamente affidabile. Su questa infrastruttura consolidata è stato innestato un livello dedicato e temporaneo, progettato specificamente per rispondere alle esigenze dell’evento. Il risultato è lo sviluppo di una struttura logistica temporanea ma perfettamente integrata con l’infrastruttura esistente, capace di operare come un’estensione naturale della rete di Poste Italiane“.
Lara Morandotti
