Dafne Booking Platform: snodo strategico per la logistica sanitaria

La logistica sanitaria rappresenta un’infrastruttura critica per la salute pubblica, garantendo accesso, continuità e tempestività nella fornitura di farmaci, dispositivi medici e prodotti sanitari. Cruciale è il segmento della distribuzione intermedia e, anche in questo contesto, la digitalizzazione fa la differenza.

La logistica nel settore sanitario presenta caratteristiche peculiari che la distinguono nettamente da altri comparti industriali. La criticità dei prodotti, la stringente regolamentazione normativa, l’urgenza delle consegne e l’impatto diretto sulla salute pubblica impongono livelli molto elevati di affidabilità, tracciabilità e controllo lungo l’intera catena di fornitura. Un ecosistema complesso e articolato, che coinvolge una pluralità di attori distinti per funzione, struttura e livello di responsabilità. Il corretto funzionamento del sistema dipende in larga parte dalla capacità di questi soggetti di collaborare, integrarsi e condividere informazioni lungo l’intero processo che dalla produzione porta alla consegna del farmaco al paziente.

Aziende titolari AIC (Autorizzazione all’Immissione in Commercio)

Le aziende farmaceutiche titolari AIC sono le responsabili legali del prodotto e detengono la proprietà (titolarità economica) del farmaco fino al distributore intermedio o al punto di dispensazione. Possono optare per modelli distributivi diretti, avvalendosi di depositari terzi per le attività logistiche, oppure per modelli indiretti che coinvolgono concessionari e grossisti. Hanno l’obbligo di garantire la conformità alle GDP (Good Distribution Practices) e sono responsabili della conformità dei medicinali alla normativa vigente, inclusa la serializzazione, attualmente implementata in Italia tramite il bollino farmaceutico e dal 9 febbraio 2027 secondo la Direttiva Europea 2011/62/UE (Falsified Medicines Directive – FMD).

Depositari

I depositari sono operatori logistici specializzati, incaricati dalle aziende titolari AIC di gestire, in nome e per conto di queste ultime, le attività di stoccaggio, preparazione ordini e spedizione mediante affidamento ad operatori del trasporto specializzati. Non detengono la proprietà del farmaco e non si assumono rischi commerciali, ma rivestono un ruolo cruciale nell’assicurare la qualità logistica e la compliance normativa. Operano su mandato e sono soggetti a stringenti controlli e responsabilità documentali.

Concessionari

I concessionari sono distributori esclusivi o selettivi, che acquistano il farmaco dalle aziende produttrici assumendosi il rischio commerciale. Hanno spesso rapporti privilegiati con specifici brand o linee di prodotto e possono svolgere anche funzioni promozionali o di supporto alle vendite. Rappresentano un attore ibrido tra logistica e commerciale, con particolare rilevanza nelle strategie distributive multicanale.

Distributori intermedi (grossisti)

I distributori intermedi, comunemente detti grossisti, sono intermediari autorizzati alla distribuzione all’ingrosso secondo quanto previsto dalla normativa europea e nazionale. Operano su larga scala con un’offerta ampia, multi brand, approvvigionandosi da più aziende farmaceutiche per poi rifornire quotidianamente una rete capillare di farmacie, parafarmacie e, in alcuni casi, strutture sanitarie pubbliche e private. Acquistano la merce e ne assumono la titolarità economica, operando quindi a proprio rischio. Questo significa che si fanno carico dei costi legati a eventuali overstock, scadenze di prodotto, rotture di stock, invenduto e fluttuazioni della domanda. Grazie alle loro infrastrutture logistiche avanzate, sono in grado di offrire elevata frequenza di consegna (fino a 4 o più volte al giorno) ai punti di dispensazione.

Punti di dispensazione

I punti di dispensazione includono farmacie, parafarmacie, ospedali, case di cura e altre strutture sanitarie. Sono l’anello terminale della filiera e quindi la puntualità e l’accuratezza delle consegne a questi attori sono fondamentali per garantire l’accesso sicuro e tempestivo ai trattamenti.

Autorità regolatorie ed enti di vigilanza

Completano il quadro attori istituzionali come AIFA, il Ministero della Salute, le ASL e le autorità doganali, che definiscono i requisiti normativi (ad esempio, GDP, serializzazione, temperature controllate…) e supervisionano l’intera filiera della salute. Il loro ruolo è garantire la sicurezza dei pazienti e la prevenzione delle frodi.

Le sfide della distribuzione sanitaria in Italia

Il settore si trova oggi ad affrontare una molteplicità di sfide che coinvolgono sia la dimensione operativa che quella regolatoria. Uno dei principali fattori critici è rappresentato dalla necessità di garantire la conformità alle Norme di Buona Distribuzione (Good Distribution Practice – GDP), che regolano le modalità di stoccaggio, trasporto e consegna dei prodotti medicinali lungo l’intera filiera. Le GDP, emanate a livello europeo con le Linee guida 2013/C 343/01, non sono state ancora formalmente recepite in Italia, anche se sono comunque rilevanti e applicate soprattutto da operatori logistici multinazionali, grossisti e depositari con standard internazionali. Tali normative impongono requisiti stringenti in termini di:

• Mantenimento delle condizioni ambientali controllate (temperatura, umidità);
• Tracciabilità documentale e rintracciabilità dei lotti;
• Qualifica dei fornitori e subappaltatori;
• Formazione continua del personale;
• Gestione e segnalazione di non conformità, reclami e ritiri di prodotto.

Uno degli aspetti più rilevanti è il controllo della catena del freddo, con il rispetto rigoroso dei range di temperatura indicati nella scheda tecnica del farmaco (Si veda la classificazione conforme alla Farmacopea Europea in Tabella 1).

Oltre alla dimensione regolatoria, la complessità operativa è amplificata da:

• Assortimenti sempre più ampi e frammentati;
• Crescente personalizzazione delle terapie;
• Incremento delle consegne urgenti (ad esempio, home delivery, ospedali, farmaci orfani);
• Pressione sui livelli di servizio e ridotti margini di flessibilità.

Un’ulteriore criticità è rappresentata dalla scarsa integrazione tra i sistemi informativi dei vari attori, per cui la mancanza di visibilità reciproca e lo scarso scambio dati in tempo reale compromettono la pianificazione di magazzino e trasporto, generando ritardi, errori e inefficienze.

Infine, emerge con forza il tema della sostenibilità ambientale, perché l’aumento delle frequenze di consegna, la parziale saturazione dei mezzi e la frammentazione dei carichi impongono l’adozione di modelli più efficienti e a basso impatto. Tutto ciò richiede una trasformazione culturale e tecnologica della logistica sanitaria.

Di fronte alle crescenti complessità della distribuzione sanitaria, l’innovazione digitale rappresenta uno dei principali driver di trasformazione. Nel contesto italiano, uno dei progetti più interessanti in tal senso è la Dafne Booking Platform, iniziativa promossa dal Consorzio Dafne per migliorare la visibilità e la pianificazione condivisa tra aziende farmaceutiche, depositari (operatori logistici) e grossisti.

La piattaforma consente di digitalizzare e standardizzare il processo di prenotazione degli slot di scarico presso i piazzali logistici, offrendo benefici sia in termini di puntualità sia di saturazione delle risorse. Attraverso un’interfaccia unica, i diversi attori possono visualizzare e prenotare le finestre di consegna, monitorare gli orari effettivi, analizzare le anomalie (ritardi, anticipi, mancate consegne) e disporre di indicatori di performance condivisi (KPI).

Questo approccio abilita un paradigma collaborativo, in cui la trasparenza dei dati favorisce la responsabilizzazione reciproca e l’ottimizzazione dei flussi. La disponibilità di informazioni strutturate e tempestive consente inoltre di ridurre i tempi di attesa, migliorare il carico di lavoro nei magazzini e ridurre il traffico indotto nei piazzali.

Oltre alla Dafne Booking Platform, la digitalizzazione nella logistica sanitaria si sta estendendo anche ad altri ambiti: etichette intelligenti, sistemi di tracciabilità dei colli mediante soluzioni IoT ed RFID, integrazione informatica tra partner, applicazioni di intelligenza artificiale per la previsione della domanda e l’ottimizzazione dei percorsi di distribuzione. Queste soluzioni pongono le basi per una logistica data driven, più efficiente, sostenibile e resiliente, in grado di rispondere con tempestività alle esigenze del mercato e della salute pubblica.

Esperienze dal campo

La Dafne Booking Platform è stata adottata da 8 primari operatori della Distribuzione Intermedia, che a fine 2025 hanno introdotto la soluzione su 32 magazzini distribuiti in 11 Regioni italiane (Figura 1).

Lo scorso anno la Dafne Booking Platform ha supportato la gestione di circa 60.000 prenotazioni, di cui circa il 94% tradotte in effettive consegne, con un perfetto rispetto della finestra concordata in circa un terzo dei casi ma, soprattutto, un lead time medio inferiore a 2 giorni tra la data di prenotazione e la prima disponibilità allo scarico (Figura 2).

Tra i principali vantaggi rilevati a valle dell’introduzione della Dafne Booking Platform si segnala la riduzione dei reclami legati all’indisponibilità degli slot di prenotazione. Attraverso un’analisi più puntuale dei tempi medi di scarico e una revisione della configurazione degli slot, infatti, è possibile rendere il sistema progressivamente più equilibrato in modo da offrire ai trasportatori una maggiore disponibilità di finestre prenotabili, evitando al contempo il rischio di un’eccessiva saturazione anticipata dell’agenda garantendo una distribuzione più equa delle prenotazioni.

“Si dice sempre che ‘non si migliora ciò che non si misura’. La Dafne Booking Platform ci ha portato molti vantaggi permettendo di governare in modo oggettivo, quantitativo e automatico l’attività delle nostre baie di scarico. Ancor più, ha permesso di misurare in modo trasparente e condivisibile le prestazioni delle attività correlate: dalla puntualità delle consegne, alla disponibilità degli slot, sino ai tempi di scarico merci. Questa misura è l’elemento fondamentale per iniziare qualsiasi attività di ulteriore miglioramento“, commenta Federico Pasquali, Head of Inventory Management Phoenix Group, tra gli operatori che hanno adottato la piattaforma.

“Come ogni progetto – sottolinea Davide Monfregola, Head of Logistics Farvima Medicinali – anche questo ha richiesto un fisiologico periodo di adattamento sia da parte della struttura interna sia da parte dei provider di trasporto. Nel complesso, l’introduzione della Dafne Booking Platform ha contribuito a introdurre maggiore disciplina nei flussi in ingresso e una migliore visibilità operativa, elementi particolarmente rilevanti in un contesto come quello del nostro magazzino principale, a Nola, caratterizzato da elevata variabilità dei volumi e dalla presenza di numerosi operatori di trasporto“.

Affidabilità, tempestività e tracciabilità

La logistica sanitaria rappresenta un elemento cruciale per il funzionamento efficiente e sostenibile dell’intera filiera della salute pubblica. Dall’approvvigionamento alla distribuzione, ogni passaggio deve garantire standard elevati di affidabilità, tempestività e tracciabilità, a fronte di una crescente complessità operativa e normativa.

Le criticità non mancano nel sistema attuale, ma ci sono anche opportunità offerte dalla trasformazione digitale, che mostrano come sia possibile evolvere verso un modello di supply chain più collaborativo, trasparente e orientato alla performance, capace di generare benefici concreti per tutti gli attori coinvolti.

In prospettiva, sarà sempre più importante promuovere una cultura della condivisione dei dati, dell’interoperabilità tra sistemi e della misurazione strutturata dei risultati. La digitalizzazione, se ben governata, può diventare un fattore abilitante per una logistica sanitaria più resiliente e sostenibile, in grado di rispondere alle sfide future con maggiore efficacia. Affinché ciò avvenga, sarà necessario un impegno congiunto da parte di istituzioni, comunità scientifica e aziende. La logistica conferma il suo ruolo strategico per la tutela della salute pubblica e la creazione di valore condiviso.

Michele Palumbo, Daniele Marazzi, Martina Seghizzi [1]