4 semplici step per gestire nuovi fornitori

Per le grandi organizzazioni, la verifica di nuovi fornitori ed il consolidamento dei rapporti potrebbe rivelarsi più complesso del previsto.
La tentazione potrebbe essere quella di saltare o abbreviare questo processo, ma rinunciare a questo passaggio espone le organizzazioni a rischi non necessari e, con un po’ di impegno, evitabili.

Molte organizzazioni affrontano il problema di un eccessivo numero di fornitori, non è insolito trovare grandi compagnie con più di 100 mila fornitori che, a causa delle scarse risorse e dell’alto impegno dei buyer, ricevono singolarmente poca attenzione.

Nonostante queste difficoltà, le compagnie dovrebbero sviluppare una più profonda conoscenza delle attività e dei profili dei diversi fornitori.

Una soluzione a queste difficoltà è quella di far salire a bordo solo i giusti fornitori e di consolidare i legami solo con quei supplier che rispondono perfettamente alle necessità dell’organizzazione.

Come fare? Con l’onboarding process:

Step 1: sviluppare un processo di approvazione
Il primo passaggio è quello di sviluppare policies, linee guida da seguire. I buyer sono spesso sotto pressione e costretti a creare velocemente rapporti con nuovi fornitori. La creazione di linee guida da seguire, con passaggi definiti ed inevitabili renderebbe il processo di approvazione del nuovo supplier più strutturato e definito.

Step 2: Costruire una supplier checklist
I buyer devono assicurarsi un dettagliato controllo dei potenziali nuovi fornitori con una verifica che dovrebbe riguardare più ambiti. Una checklist, quanto più semplice e schematica possibile, potrebbe aiutare il buyer a razionalizzare il processo di verifica riducendo così l’esposizione al rischio dell’azienda.
Ecco alcune voci che dovrebbero sempre rientrare nella checklist:
– il nuovo supplier duplica il lavoro già svolto da un altro fornitore?
– il nuovo supplier è in grado di rispettare le promesse fatte?
– il nuovo supplier è controllato o amministrato da persone politicamente esposte?
– il nuovo supplier è presente in qualche elenco sanzionatorio internazionale?
– il nuovo supplier è orientato alla sostenibilità?
– il nuovo supplier è caratterizzato da un codice etico appropriato?

Step 3: Sviluppare governance addizionali per i fornitori strategici
Una semplice checklist non è sufficiente per i partner strategici, poiché da soli i fornitori più importanti determinano gran parte della spesa totale dell’azienda. La verifica di questi fornitori è più critica e determinante, il consolidamento del rapporto sarà più lento e portato avanti con molta prudenza poiché l’impatto sul business di questi fornitori è tutt’altro che trascurabile. La fase di controllo dei fornitori strategici dovrebbe essere affidata ad un apposito comitato o più in generale gestita con un meccanismo più formale e attento. Il comitato dovrebbe avere conoscenza trasversali, includendo personale dal procument, dalle operations, dall’amministrazione e talvolta lo stesso CEO.

Step 4: Aggiungere il supplier alla lista fornitori
Un ultimo semplice passaggio consiste nell’aggiungere il supplier alla lista dei fornitori. In questo modo i buyer sapranno che tutti quei fornitori presenti nella lista hanno superato una fase di verifica e approvazione. Il buyer potrà lavorare più serenamente con la consapevolezza che che considerando, per futuri approvvigionamenti, i supplier presenti nella lista fornitori il rischio per l’azienda sarebbe ridotto.

LASCIA UN COMMENTO

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.