Fleet Management è un’espressione entrata ormai nel linguaggio comune delle aziende di logistica e la si potrebbe tradurre con ‘al posto giusto, nel momento giusto’.
Questo deve infatti essere l’effetto finale di una corretta gestione della flotta e del personale, essere sempre a disposizione nel minor tempo possibile.
Per arrivare a questo risultato occorre però abbracciare una filosofia gestionale che non prescinde più dal largo utilizzo di strumenti digitali e che deve essere orientata a fornire una customer experience quanto più in linea con le aspettative odierne, caratterizzate da tempi di reazione rapidi come mai in passato.
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Bastano 48 ore per perdere un cliente
Pare che siano sufficienti due giorni di attesa per una consegna per decretare la non-fidelizzazione di un cliente. Questo varrebbe per oltre la metà dei consumatori, non più disposti a tollerare tempi considerati ‘normali’ per un ordine sino a pochi anni fa.
Aumentare la reattività e diminuire i tempi deve però andare di pari passo con la sicurezza degli operatori: per fare ciò le aziende si affidano sempre più a sistemi di monitoraggio digitale degli asset e dei flussi di lavoro.
Cosa tenere sotto controllo
Bisogna avere sempre ben presenti una serie di fattori chiave per il buon funzionamento di una flotta di mezzi e di addetti, paragonabili al sofisticato meccanismo di un orologio.
Oggi mettere in pratica il fleet management significa localizzare i mezzi in tempo reale, accedere a informazioni sul comportamento del conducente, prevenire furti attraverso sensori di movimento attivabili in orari e luoghi definiti, programmare in anticipo la manutenzione evitando di dover interrompere le attività schedulate, risparmiare carburante e spese di assicurazione.
Soprattutto, occorre evitare controversie legate al pagamento con il cliente, grazie a dati certi e a prove di avvenuta erogazione del servizio.
Tutti questi aspetti messi insieme permettono di lavorare sul contenimento dei costi e sulla crescita del ROI senza sacrificare la sicurezza.
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Il segreto è nella schedulazione
La corretta pianificazione è tutto: basti pensare all’impatto che la manutenzione da sola può avere sull’operatività di un’azienda logistica medio-grande.
Ovviamente è primaria anche l’organizzazione della componente umana, ossia la turnistica di lavoro; incastrare dunque le esigenze del personale con la disponibilità dei veicoli richiede una schedulazione ben fatta, che senza i dati necessari non può avere luogo.
Una soluzione che oggi va per la maggiore sono i moderni motori di schedulazione automatica, che rappresentano la soluzione ideale per pianificare le attività quotidianamente, settimanalmente e a lungo termine, come per migliorare l’esperienza del cliente, dell’operatore e della stessa azienda.
I componenti dei software di Fleet Management, uno su tutti l’Intelligenza Artificiale, che promuove un approccio predittivo al Field Service Management, agevolano la gestione di skill, ricambi, qualifiche e turni per assegnare e trasmettere gli ordini di lavoro alle squadre e ai tecnici più adatti. Come elemento essenziale della gestione del parco veicoli, la AI contribuisce a un più accurato processo di schedulazione automatica degli operatori.
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Manutenzione preventiva
Dati alla mano, la manutenzione preventiva costa mediamente da 4 a 15 volte in meno rispetto alla riparazione urgente di un guasto. In uno scenario come quello odierno, dove tutti i componenti e gli strumenti scarseggiano, l’opzione di sostituire un solo pezzo non viene nemmeno contemplate. Può così capitare che un veicolo o uno strumento ormai irreparabile blocchino la produttività di un’azienda in attesa dell’arrivo di un nuovo pezzo nel magazzino del fornitore.
I software di Fleet Management evitano all’azienda di dover sospendere le attività, prevedendo quando il veicolo o il macchinario avrà bisogno della manutenzione ordinaria, il tutto calcolato sulla base del chilometraggio percorso, delle ore di attività o addirittura notificando in anticipo l’intervento al meccanico in modo da ottimizzare le tempistiche di programmazione. Oltre a garantire un periodo di inutilizzo minore e un risparmio di denaro considerevole rispetto a una riparazione in caso di guasto, sapere anticipatamente quando i veicoli saranno fuori servizio permette di schedulare e organizzare il lavoro di conseguenza, senza il rischio di compromettere produttività ed efficienza.
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Un buon Fleet Management: i vantaggi
Secondo Overit, che propone una sua soluzione dedicata, Geocall, l’impatto altamente positivo dato dall’introduzione di una soluzione di Fleet Management riguarda non solo i veicoli, ma anche gli stessi utenti e porterà a un evidente risparmio di tempo e costi in aggiunta al miglioramento dei livelli di sicurezza.
Per quanto riguarda la variabile tempo, si parla di identificazione più rapida ed accurata delle problematiche e dei rallentamenti durante l’intera fase operativa, di incremento dell’efficacia al momento della consegna e di migliore supervisione del rendimento del personale.
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Al capitolo costi si stima un risparmio medio di circa 200 euro al mese nelle spese di carburante per un’azienda con un parco macchine composto da quattro veicoli, grazie alla riduzione dei tempi di sosta e al suggerimento di percorsi più veloci e ottimizzati, di spese di assicurazione ridotte fino al 30% e di costi di riparazione nettamente inferiori attraverso un programma di manutenzione preventiva basato sull’analisi dei dati.
Non ultima la sicurezza, potenziata grazie a migliori condizioni di lavoro grazie al supporto tecnologico, ad un processo decisionale più agevole e confermata dalla riduzione degli incidenti stradali, grazie a precise informazioni sul traffico.
Le soluzioni di Fleet Management possono quindi rappresentare un valido supporto per le aziende che al giorno d’oggi ancora eseguono determinate procedure a mano. Inoltre, la digitalizzazione permette alle risorse in campo di connettersi e comunicare con clienti e colleghi in modo più rapido, sicuro e accurato. Entrambi testimoni di una user experience migliorata, operatori e clienti si sentiranno maggiormente coinvolti dall’ottimizzazione del processo di schedulazione, a vantaggio dell’intero iter dell’attività. Infine, la schedulazione dei veicoli diventa così una procedura standardizzata e centralizzata che può essere monitorata attentamente per tracciare con facilità KPI e ROI.
