L’era Covid ha portato alla ribalta il complesso meccanismo – da orologiai, si potrebbe dire – che si cela alle spalle di tutti quei prodotti che abitualmente vediamo giungere ovunque ve ne sia richiesta: i farmaci, in particolare, che non possono mai permettersi di mancare.

Tutte le regioni italiane hanno una loro organizzazione logistica e, nel caso del Friuli Venezia Giulia, essa è gestita dall’Agenzia Regionale di Coordinamento per la Salute: si tratta di un caso interessante di sinergia tra pubblico e privato, con il raggiungimento di target operativi ad alte prestazioni.

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Gestire due milioni di ordini l’anno

Il Friuli Venezia Giulia conta quasi 4 mila posti letto distribuiti all’interno di una rete ospedaliera formata da una ventina di strutture.

Si tratta di servire circa 2.381 reparti con una mole di farmaci impressionante: ogni mese vengono infatti spedite 450mila confezioni. Gli ordini specifici effettuati ogni anno sono quasi due milioni e la giacenza media in magazzino è di 42 milioni di euro. 

Uno sforzo che richiede un’organizzazione precisa e puntuale, che la Regione ha deciso di gestire in collaborazione con un’azienda del luogo.

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Esperienza per le esigenze della filiera

La gestione di un flusso di farmaci è estremamente complessa: deve tener conto delle modalità di conservazione e dell’urgenza delle consegne, il tutto in una logica che soddisfi il reale fabbisogno di prodotti e sia quanto più possibile sostenibile.

Nel corso degli ultimi 15 anni, per far fronte alle proprie necessità, Arcs e INSIEL si sono affidati ai sistemi informativi sviluppati da Overlog, azienda udinese con una grande esperienza nel settore. Anche grazie al supporto tecnologico privato, i processi hanno subito delle trasformazioni radicali: l’iter è ora completamente digitalizzato. 

Si è passati da 218 magazzini farmaceutici e 15 magazzini economali ad un solo magazzino centralizzato da 9.600 metri quadri e 14 buffer aziendali. Le 20 mila referenze medie per ciascuna delle 11 aziende coinvolte, che facevano lievitare il computo totale a 220 mila, sono ora riunite in un unico catalogo da 31 mila articoli.

Anche sul versante delle risorse umane c’è stato un cambio di passo: se nel 2006 il servizio impiegava 228 full time equivalent scarsamente qualificati, ora gli operatori sono solo 75 ma dotati di una formazione specifica per il loro ruolo.

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Una rete di magazzini satelliti

I 14 buffer altro non sono che magazzini satellite presso le farmacie ospedaliere: sono adibiti alla gestione delle emergenze, delle urgenze e alla distribuzione diretta di farmaci ai pazienti. Vengono alimentati a scorta: il sistema rileva la carenza del prodotto e invia direttamente la richiesta di ordine.

Completano il quadro transit point dotati di celle frigorifere, che consentono di livellare il calendario delle spedizioni e la produzione di magazzino sulle 24 ore, garantire la puntualità per il 100% delle consegne e superare criticità logistiche come il traffico e la viabilità. 

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Il magazzino centralizzato

La vera e propria magia, però, avviene nel magazzino centralizzato, diviso in due parti. La prima è il magazzino automatico “Autostore Swisslog”, dotato di 12 mila cassette su 10 livelli che vengono spostate da 9 robot; il secondo componente è il magazzino verticale “Kardex Grifols”, un armadio frigo a piani rotanti.

Proprio del magazzino si occupa Overlog attraverso il suo Slim2k: sistema informatico di magazzino, che fa da regia complessiva per tutti i flussi della rete logistica, oltre a gestire nel dettaglio la parte manuale, il cruscotto ordini e il calendario delle consegne. Slim2k sovrintende all’inventario, ai resi delle aziende clienti, all’accettazione dei materiali e alla gestione degli articoli obsoleti o scaduti, delle richieste urgenti e fuori programma, delle non conformità, degli articoli a temperatura controllata, dei farmaci antiblastici e dei buffer.

Overlog ha implementato nel processo anche il proprio sistema Gesco per l’analisi e la gestione delle scorte: esso garantisce un maggior controllo e una pianificazione delle giacenze. Gli ausili vengono invece supportati dal sistema Gesta, che si fa carico di accettazione a seguito dell’acquisto, prenotazione e invio delle richieste di approvazione agli enti preposti, prelievo del bene, consegna per il ritiro da parte del richiedente, tracciabilità interna al magazzino e controllo delle disponibilità.